Verwendet man E-Mails* als Geschäftsbriefersatz, gilt auch für die E-Mail-Korrespondenz die DIN 5008 (Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung) für Geschäftsbriefe …

Anschrift, Verteiler und Betreff sind vorgegebene Zeilen des E-Mail-Kopfes.

1. Anschrift

– hier wird die E-Mail-Adresse des Empfängers eingetragen. Eine E-Mail kann auch an weitere Empfänger gleichzeitig gehen (siehe Verteiler)
– meist in folgender Form:
vorname.nachname @ anbieter .landeskennung  
(Umlaute werden nicht verwendet)

2. Verteiler

An (To)
Der erste E-Mail-Empfänger.

CC (carbon copy)
Weitere Empfänger, die jeder Empfänger sieht.

BCC (blind carbon copy)
Weitere Empfänger, die von keinem Empfänger gesehen werden.

3. Betreff

– extra dafür vorgesehenes Eingabefeld
– stichpunktartige Zusammenfassung des Inhalts
– ist für die Verwaltung und die schnelle Bearbeitung von zentraler Bedeutung
– zwingend erforderlich: Muss immer ausgefüllt sein

4. Anrede

– ist bei E-Mails als Geschäftsbriefersatz fester Bestandteil
– beginnt ganz oben im Textfeld
– wird durch eine Leerzeile vom Text getrennt

5. Text

– der Text ist immer einzeilig als Fließtext ohne Worttrennungen zu schreiben
(der Umbruch wird durch die Software des Empfängers gesetzt und der Text automatisch an dessen Fenstergröße angepasst)
– zwischen Absätzen steht eine Leerzeile
– für Abschnitte und Gliederungen gelten die entsprechenden Regeln der DIN 5008 zum Geschäftsbrief

6. Abschluss

– steht mit einer Zeile Abstand zum Text
– wird gewöhnlich automatisch mit einem Textbaustein, der Signatur, erstellt
– enthält den Gruß sowie Kommunikations- und Firmenangaben:
– zwingend erforderlich: Ihre E-Mail und/oder Internet-Adresse

Bestandteile:

• Gruß
• Firmenname
• Vor- und Zunamen des Absenders
• Adresse
• Telefonnummer
• Faxnummer
• E-Mail-Adresse
• Internet-Adresse

Hinweis:
Pflichtangaben in E-Mails
Seit 1. Januar 2007 gibt es für geschäftliche E-Mail die gesetzliche Regelung Unternehmensinformationen in der Signatur mit aufzunehmen. So gehören am Schluss der Signatur die Rechtsform und der Sitz des Unternehmens/Gesellschaft/Vereins, Registergericht und Handelsregisternummer / Vereinsregisternummer sowie die vollständigen Namen des Geschäftsführers/der Aufsichtsräte oder Vorstände. Sollten diese gesetzlichen Vorgaben nicht eingehalten werden, kann es zu kostenpflichtigen Abmahnungen und/oder Auferlegung von Zwangsgeldern kommen.

7. Anlagen

Anlagen sollten im PDF-Format angehängt werden. Damit wird sichergestellt, dass Formatierungen erhalten bleiben, und die Anlagen von jedem Empfänger geöffnet werden können.

 

Wichtige Mitteilungen sollten durch digitale Signatur und/oder verschlüsseltes Übertragen gegen unberechtigtes Lesen und Verändern geschützt werden. Beim Nachrichtenformat, bei der Codierung, bei der Verschlüsselung, den Schriften und den Dateiformaten der Anlagen ist auf die technischen Gegebenheiten des Empfängers Rücksicht zu nehmen.

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*(Die korrekte Schreibweise ist laut Duden und DIN 5008 „E-Mail“.)

Quelle:
Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung. Sonderdruck von DIN 5008:2011. Beuth-Verlag